MAKALAH
DENAH
DAN ALUR KERJA JURUSAN TEKNIK MESIN
POLITEKNIK
NEGERI PONTIANAK
Dibuat
untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Perkantoran
Oleh
:
Bagian
Pelaksana Seminar
Afnan
Fuadi
Elisabeth
L. Saragih
Fitriyani
Galuh
Sukma
Hervina
Tindyas
Hilda
Oktari
JURUSAN
ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK
NEGERI PONTIANAK
2014
Daftar Isi
Kata Pengantar
Daftar isi
Daftar Gambar
BAB I Pendahuluan
1.1 Latar
Belakang
1.2 Rumusan
Malsalah
1.3 Tujuan
Penulisan
BAB
II Data
2.1 Struktur
Organisasi Jurusan Teknik Mesin
2.2 Alur
Kerja
2.3 Tata
Ruang Perkantoran
BAB
III Analisis
3.1 Analisis
Struktur organisasi Teknik Mesin
3.2 Analisis
Alur Kerja Jurusan Teknik Mesin
3.3 Analisis
Tata Ruang Perkantoran Jurusan Teknik Mesin
BAB
IV Penutup
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
Lampiran
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Politeknik
Negeri Pontianak (Polnep) berdiri pada areal tanah 6.3 hektar berdasarkan Surat
Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi nomor 80/DIKTI/KEP/1985. Pada awal
berdirinya Polnep memiliki nama Politeknik Universitas Tanjungpura dengan 3
jurusan, yaitu:
(a) Teknik Sipil,
(b) Teknik Mesin, dan
(c) Teknik Elektro.
Tahun 1994
dibuka Jurusan Tata Niaga dengan program studi Akuntansi dan Administrasi Niaga
(selanjutnya, tahun 1997 menjadi Jurusan Akuntansi dan Jurusan Administrasi
Bisnis). Pada tahun 1988, Polnep memperoleh status otonomi penuh dan berubah
nama menjadi Politeknik Negeri Pontianak, berdasarkan SK Menteri Pendidikan
Nasional Tanggal 27 April 1997 Nomor : 079/0/1997, tanggal ini juga dijadikan
hari dies natalis.
Tahun 1999 dibuka Jurusan Teknologi
Pertanian dengan Program Studi Teknologi Pengolahan Hasil Perkebunan. Tahun
2002 dibuka Jurusan Ilmu Kelautan dan Perikanan dengan Program Studi Budidaya
Perikanan. Tahun 2003 bertambah dengan Program Studi Teknologi Penangkapan Ikan
dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan. Tahun 2007 bertambah satu Program
Studi yaitu
Teknik
Elektronika Pada tahun 2008 Polnep kembali menambah Program Studi Baru untuk
jenjang DIV yaitu : Teknik Perencanaan Perumahan dan Pemukiman, Administrasi
Instansi Pemerintahan dan Akuntansi Sektor Publik. Tahun 2009 membuka Program
Studi Teknik Informatika dan pada tahun 2010 kembali membuka Program Studi
Operator dan Peralatan berat jenjang DI.
Pada
saat ini Polenp memiliki delapan jurusan yang terdiri atas duabelas program
studi D III, tiga program studi D IV, satu program studi D I dan satu program
kerjasama dengan Departemen Pekerjaan Umum, membuka program pendidikan D III
dan D IV Pusbiktek, status akreditasi tertinggi adalah B.
Masing-masing program studi tersebut
secara terus menerus bersineri dengan seluruh komunitas Polnep dalam rangka
memeberikan pelayanan maksmimal kepada peserta didik sehingga menghasilkan
lulusan yang berkualitas, bertanggung jawab, dan memberikan konstribusi di
dalam meningkatkan daya saing bangsa.
Polnep merupakan sistem Pendidikan
Tinggi jalur profesional yang menekankan penguasaan dan pengembangan Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi untuk mendukung era industrialisasi.
Adapun Visi dan Misi
Polnep yaitu :
VISI Polnep :
Pada tahun 2020, Polnep merupakan
lembaga pendidikan tinggi vokasi terbaik dan terpercaya pada tingkat nasional
dan internasional
MISI Polnep
:
·
Menyelenggarakan pendidikan vokasi dan penelitian
terapan bagi peningkatan kesejahteraan masyarakat guna menunjang upaya
pembangunan nasional, sesuai dan sepadan dengan kebutuhan masyarakat
·
Membina dan mengembangkan profesionalisme yang sehat
dan dinamis
·
Mengembangkan dan mendayagunakan ilmu pengetahuan
teknologi untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan memberdayakan
sumber daya Politeknik Negeri Pontianak secara maksimal.
Pada saat ini Polnep di pimpin oleh Bapak Mahyus, S.Pd, SE, MM yang sudah
memimpin selama dua periode yaitu periode pertama tahun 2009 – 2011, periode
kedua tahun 2011 hingga sekarang. Polnep memiliki 8 Jurusan yang terdiri dari
16 program studi yaitu :
1. Jurusan
Teknik Sipil dan Perencanaan dan Program studi : D3 Sipil Kontruksi
2. Jurusan
Teknik Elektro, Program studi : D3 Teknik Listrik, D3 Teknik Elektronika dan D3
Teknik Informatika
3. Jurusan
Akuntansi, Program studi : D3 Akuntansi dan D4 Akuntansi Sektor Publik
4. Jurusan
Administrasi Bisnis, Program studi : D3 Administrasi Bisnis dan D4 Administrasi
Negara
5. Jurusan
Teknologi Pertanian, Program studi : D3 Teknologi Pengolahan Hasil Perkebunan
6. Jurusan
Ilmu Kelautan dan Perikanan, Program studi : D3 Teknologi Budidaya Perikanan,
D3 Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan,
D3 Teknologi Penangkapan Ikan
7. Teknik
Arsiktektur, Program studi : D3 Teknik Arsitektur
8. Teknik
Mesin
Merupakan salah
satu jurusan di POLNEP yang memiliki 3 program studi yaitu D1 Operator dan
Peralatan Alat Berat, D3 Teknik Mesin dan D4 Teknik Mesin. Program studi Teknik
Mesin telah mendapatkan sertifikat akreditasi dengan predikat B. Prodi Teknik
Mesin telah beroperasional sejak tahun 1997 dan saat ini jumlah staf akademik
di program studi Teknik Mesin ada 35 orang.
Program pendidikan Jurusan Tenik Mesin adalah
program D3 Politeknik. Perkuliahan ditempuh selama 6 (enam) semester dalam
waktu 3 tahun. Total sks yang harus ditempuh adalah sebanyak 112 sks. Untuk
mendukung kemampuan akademik, maka pada semester V mahasiswa diwajibkan
mengikuti kegiatan Praktik Kerja Industri sedangkan pada semester akhir
(semester VI) mahasiswa diwajibkan menyelesaikan Tugas Akhir.
Adapun visi
Jurusan Teknik Mesin yaitu “Pada tahun 2020, menjadi pelaksana pendidikan vokasi
yang berkualitas, dipercaya dan berwawasan di bidang Teknik Mesin”. Adapun
misinya yaitu Menyelenggarakan program pendidikan di bidang Teknik Mesin sesuai
dengan standar kompetensi yang dibutuhkan, melaksanakan penelitian terapan
bidang Teknik Mesin, melaksanakan pengabdian masyarakat serta menjalin
kerjasama dengan instansi pemerintah, industri dan masyarakat”.
Jurusan Teknik Mesin dengan program studi Teknik
Mesin berorientasi menghasilkan tenaga kerja yang mampu menerapkan disiplin
ilmunya dalam bidang Teknik Mesin yaitu perawatan dan prouksi suatu Mesin.
Selain itu Jurusan Teknik Mesin Politeknik Negeri
Pontianak, juga menyelenggarakan program pelatihan, antara lain : Komputer,
Mesin Perkakas dan Automotif.
Tenaga pengajar di Jurusan Teknik Mesin terdiri dari tenaga pengajar dengan
latar belakang pendidikan Strata 1 (S-1) dan Strata 2 (S-2) dan sebagian sudah
mendapatkan pendidikan Kepoliteknikan di Pusat Pengembangan Pendidikan
Politeknik dan Program Diploma (P5D) di Bandung. Dengan dukungan sebanyak 34
orang tenaga pengajar tetap, 7 orang teknisi, 2 orang caraka dan 1 orang tenaga
administrasi Jurusan Teknik Mesin selalu akan berupaya untuk menyelenggarakan
pendidikan secara profesional dan tepat sasaran dalam mempersiapkan SDM yang
berkualitas dan berdisiplin tinggi.
Untuk menunjang kegiatan proses pembelajaran, dan dalam upaya meningkatkan
kompetensi lulusan, serta pengaplikasian ilmu yang diberikan, Jurusan Teknik
Mesin dilengkapi dengan sarana laboratorium sebagai berikut :
1.
Laboratium Teknologi Mekanik
2.
Studio Gambar
3.
Laboratium CNC
4.
Laboratium Komputer
5.
Laboratium Uji Bahan dan Metrologi
6.
Laboratium Pneumatik dan Hidrolik
7.
Laboratium Perawatan dan Perbaikan
Manajemen perkantoran
adalah cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan pemerolehan,
perekeman, dan penganalisisan informasi, pelayanan perencanaan, dan pelayanan
komunikasi, yang oleh manajemen perusahaan
digunakan untuk mengamankan asetnya, memacu urusannya, dan mencapai
sasarannya. Manajemen kantor bertanggung jawab atas efisiensi dan keefektifan
para bawahannya. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel ke tempat
dimana terjadinya pelaksanaan bidang Administrasi untuk memudahkan dalam
pelaksanaan pekerjaan.
Struktur
organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan
secara formal. Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara
tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di
inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan
pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas
dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan
hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban
apa yang akan di kerjakan.
Struktur
organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah.
Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi,
sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan
kerja. Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1.
Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2.
Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi
output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3.
Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta
kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam
penyusunan struktur perusahaan.
4.
Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi
struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi
terdiri dari :
1. Spesialisasi
kegiatan.
2. Koordinasi
kegiatan.
3. Standarisasi
kegiatan
4. Sentralisasi
dan desentralisasi pembuatan keputusan.
5. Ukuran
satuan kerja
Alur Kerja
adalah hal penting yang sering disepelekan dalam pekerjaan, terutama pekerja
seni. Semua pekerjaan memiliki alur kerja, sebuah sistem yang menggambarkan
urutan operasi seseorang dalam pekerjaan, yang dibuat oleh pihak luar atau
diadaptasi dari pengalaman oleh diri sendiri. Alur kerja erat kaitannya dengan
efisiensi waktu dan hasil yang konsisten. Seseorang yang bekerja di dalam
sebuah sistem perusahaan dengan deskripsi pekerjaan yang jelas sudah memiliki
alur kerja yang sudah ditetapkan. Walaupun secara mikro, orang tersebut bisa
menggunakan berbagai macam improvisasi untuk menambah efektifitas dan
kenyamanannya sendiri. Sedangkan seseorang yang bekerja tanpa sebuah sistem,
kebanyakan pekerja seni, biasanya bekerja.
Tata
Ruang adalah wujud struktural dan pola pemanfaatan ruang baik yang direncanakan
maupun yang menunjukkan adanya hirarki dan keterkaitan pemanfaatan ruang. Dokumen tata
ruang sebagai produk dari kegiatan perencanaan ruang, selain berfungsi untuk
mengefektifkan pemanfaatan ruang dan mencegah terjadinya konflik antar-fungsi
dalam proses pemanfaatan ruang, juga ditujukan untuk melindungi masyarakat
sebagai pengguna ruang dari bahaya-bahaya lingkungan yang mungkin timbul akibat
pengembangan fungsi ruang pada lokasi yang tidak sesuai peruntukan. Sebagai
contoh, dokumen rencana tata ruang menetapkan ruang dengan fungsi perlindungan
bencana pada lahan rawan longsor dengan tujuan agar masyarakat dan aktivitas
yang mereka kembangkan tidak menjadi korban apabila bencana longsor
terjadi.
1.2
Rumusan
Masalah
a) Bagaimana
Struktur di jurusan Teknik Mesin ?
b) Bagaimana
Alur Kerja di Jurusan Teknik Mesin ?
c) Bagaimana
Tata Ruang Perkantoran di Jurusan Teknik Mesin ?
1.3
Tujuan
Penulisan
a. Untuk
mengetahui struktur organisasi di Jurusan Teknik Mesin
b. Untuk
mengetahui alur kerja di Jurusan Teknik Mesin
c. Untuk
mengetahui tata ruang perkantoran di Jurusan Teknik Mesin
BAB
II
DATA
2.1
Struktur
Organisasi Jurusan Teknik Mesin
Struktur organisasi yang terdapat di Jurusan Teknik
Mesin memiliki beberapa tingkata yang terdiri dari Direktur POLNEP beserta
Pudir I, Pudir II, Pudir III, dan Pudir VI yang bertindak sebagai petinggi POLNEP
tetapi bukan bertanggung jawab penuh kepada Jurusan Teknik Mesin tersebut.
Adapun yang bertanggung jawab penuh atas jurusan Teknik Mesin ini adalah Ketua
Jurusan dan Sekretaris Jurusan, Staff Adm Jurusan beserta bagian bagian lain
dibawahnya.
2.2 Alur
Kerja
Alur kerja yang terdapat pada jurusan teknik mesin ini
terdiri dari Kajur, Staff Adm Jurusan, Kaprodi, dosen pengajar, mahasiswa/i
jurusan yang berperan penting dari pekerjaan-pekerjaan yang dilakukannya
KETERANGAN :
- :
Ruang Kajur
- :
WC
S : Jendela
|
|
Ruangan
1.
: Ruang Dosen
2.
: Ruang staff dan administrasi
a. Alur
kerja antara dosen pengajaar dan mahasiswa
Alur kerja
antara dosen pengajar yaitu salingnya berintraksi mahasiswa dengan dosen
pengajar agar terjadi saling komunikai dengan baik
b. Alur
kerja antara staff administrasi jurusan dengan
dosen pengajar, Kajur dan lembaga
luar lainnya yang berurusan dengan jurusan.
Alur kerja yang terdapat
dalam bagian staff administrasi jurusan hanya mengatur seluruh administrasi
jurusan yang berkaitan dengan eksternal maupun internal, yang berkaitan dengan
internal jurusan yaitu antar bagian desen pengajar, Kajur, dan mahasiswa.
Sedangkan antara pihak eksternal jurusan yaitu yang mengatur administrasi
jurusan antara pihak luar yaitu lembaga/akademik.
c. Alur
kerja KAJUR antara dengan staff
administrasi jurusan, dosen pengajar, dan antara pihak luar.
Alur kerja Kajur Teknik Mesin yaitu melingkupi ruang
lingkup internal dan eksternal jurusan. Ruang lingkup internal antara lain
antar bagian-bagian yang terdapat dalam kantor tersebut dan mengawasi
terlaksanaanya kegiatan belajar-mengajar dengan baik secara langsung maupun
tidak lansung. Sedangkan ruang lingkup eksternal yaitu antar pihak lain yang
diluar pihak internal seperti kerjasama antara pihak luar tentang jurusannya.
2.3 Tata
Ruang Perkantoran
Berikut adalah tata ruang kantor yang terdapat dalam
jurusan Teknik Mesin berserta peralatan dan keterangan-keterangannya
KETERANGAN :
Peralatan
Kantor
A : Meja kerja E :
Lemari Warkat
B :
Meja Tamu F : Filling Cabinet
C :
Sofa G : Lemari Arsip
D :
Kursi H : Lemari Buku
|
|
Ruangan
1
: Ruang Dosen
2
: Ruang staff dan administrasi
3
: Ruang Kajur
4 : WC
S : Jendela
Di
atas adalah gambaran tentang tata ruang yang terdapat dalam jurusan teknik
mesin yang terdapat empat ruangan dan beberapa peralatan ataupun perlengkapan
yang berguna dalam membantu pelaksanaan kerja agar dapat secara efektif dan
efesien sesuai dengan SOP yang berlaku di Jurusan tenkik mesin itu sendiri
adapun keteraangan dari denah diatas tersebut adalah :
1. Ruang
Dosen
Di
dalam ruang dosen jurusan teknik mesin
terdapat enam tempat kerja dosen yang berbentuk leter U, dan beberapa peralatan
dan perabotan kantor baik untuk fasilitas dosen dan tamu jurusan.
Meja
dan kursi kerja jurusan teknik mesin bertipe
“C” dan jenis mejanya single pedestal
desk dan jenis kursi seminar. dan
juga perlengkapan yang terdapat di ruangan dosen yaitu lemari warkat, filling
cabinet, lemari arsip dan lemari buku.
2. Ruang
staff dan Administrasi jurusan
Ruang staff dan
administrasi jurusan teknik mesin terdapat lima tempat kerja yang bertugas
dalam mengurus administrasi dalam jurusan teknik mesin.
Didalam ruang staff
administrasi terdapat juga perlengkapan kantor seperti meja berjenis double pedestal desk dan kursi karyawan masing masing bertipe “B”. Juga terdapat
lemari arsip dan filling cabinet jenis “B”.
3. Ruang
Kepala Jurusan Teknik Mesin
Dalam ruang kepala
jurusan teknik mesin terdapat hanya dua ruang kerja yaitu masing masing terdiri
dari kepala jurusan dan satu tempat kerja sekretaris jurusan dan di dalamnya
juga terdapat lemari tepat penyimpanan berkas-berkas tentang piagam dan
prestasi-prestsi jurusan.
Ruang kepala jurusan teknik
mesin terdapat perlengkapan yang berupa kursi dan meja berjenis dan masing-masing tipe kursi “A” sendangkan
meja “B”.
4. Toilet
Toilet jurusan teknik
mesin terdapat dua bagian yaitu satu bagian bawan dan satu lagi dibagian atas
ruangan. Untuk bagian atas khusus untuk staff pengajar, administrasi, dan kajur
maupun sekjur, toilet tersebut terdapat di depan pintu masuk kantor jurusan.
Sedangkan toilet bagian bawah terdapat di dekat ruang tunggu mahasiswa dan
depan ruang pentry.
5. Ruang
Tunggu Mahasiswa
Ruang tunggu mahasiswa
jurusan teknik mesin terdapat beberapa bangku yang terletak di bawah tangga
depan pintu masuk jurusan.
6. Ruang
Pentry
Ruang pentry jurusan teknik mesin terdapat di bagian
bawah kantor jurusan teknik mesin, di bawah tangga menuju kantor jurusan.
BAB
III
ANALISIS
3.1
Analisis
Struktur
Struktur organisasi menurut Wikipedia adalah suatu
susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan
dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Definisi lain
struktur organisasi menurut Robbins
(1994) adalah pengakuan organisasi
akan adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota
organisasi secara formal.
Sementara sumber
lain menyebutkan bahwa struktur organisasi merupakan desain organisasi dimana
manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan
pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana
keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan.Banyak lagi
definisi struktur organisasi yang dikemukakan oleh para teoritisi. Bila merujuk
kepada semua definisi struktur organisasi diatas maka tidak ada kesepakatan
antara para teoritikus mengenai apa yang dimaksudkan sebagai struktur
organisasi. Pandangan
mengenai struktur organisasi berkembang pesat sekitar tahun 1960. Menurut
Breeh, 1957, dalam Lex Donaldson, 1995, sampai kira-kira akhir tahun 1950’an,
teori struktur organisasional didominasi oleh teori manajemen klasik, yang
menyatakan bahwa ada satu struktur terbaik bagi organisasi. Perpaduan ini
menghasilkan sintesa bagi pengembangan teori struktur, dimana struktur yang
terbentuk pada sebuah organisasi akan menjaditerdesentralisasi
atau sebaliknya menjadi struktur yang lebih partisipatoris adalah bergantung
pada situasi mereka.
Pada
umumnya struktur organisasi berbentuk piramida karena merupakan sebuah
gambaran mengenai bagaimana para manajer harus mendelegasikan otoritas
dalam organisasi yang besar, dan hanya keputusan yang tidak biasa atau
yang yang merupakan kekecualian yang harus kembali ke hierarki atas untuk
diputuskan. Struktur terbaik bagi sebuah organisasi adalah yang mendukung upaya
kerja yang efektif dan meminimalkan kompleksitas.
Struktur organisasi kantor
jurusan teknik mesin ini menganut sistem organisasi garis. Di mana dalam bagan
organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena kepemimpinan berada
ditangan satu orang dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab terhadap suatu
orang pemimpin saja.
Struktur
organisasi jurusan teknik mesin menurut kami tidak sesuai dengan struktur yang memberikan peluang bagi
bawahan untuk menjalankan otonomi dan yang memisahkan dengan jelas wewenang dan
tanggung jawab masing-masing bagian yang ada, kondisi demikian merupakan pokok
pelaksanaan.
Organisasi
garis pada jurusan teknik mesin dapat dilihat bahwa kepala jurusan bertanggung
jawab atas suatu fungsi dari berberapa fungsi yang ada di dalam mencapai tujuan
perusahaan secara keseluruhan.
Menurut
penulis, struktur organisasi ini sudah cocok untuk jurusan ini karena telah
menggambarkan aspek struktur yang utama yaitu :
1. Mengambarkan
pembagian kerja, dimana setiap bagian dari bertugas dengan tanggung jawab masing-masing.
2. Menunjukkan
siapa kepala jurusan dan siapa bagian-bagian yang berada dibawahnya sehingga
jelas siapa melapor ke siapa.
3. Setiap
bagian jelas kepada tugas-tugas kerja organisasi dan tanggung jawab yang
berbeda-beda.
4. Keseluruhan
bagian telah menunjukkan aktivitas kerja dan fungsinya masing-masing.
5. Menjelaskan
secara terstruktur antara kajur dan bagian-bagian lain sehingga pelaporan kerja
jelas dan mudah.
Penanggung jawab atas jurusan teknik mesing ini
berada pada kepala jurusan teknik mesin yang membawahi bagian-bagian dari
setiap bagian tersebut membawahi sub-sub lain. Pemisahan wewenang pada struktur
organisasi telah dapat dilihat secara jelas dan tegas.
Bila
dilihat tahapan yang ditempuh oleh jurusan teknik mesin dalam penyusunan
pekerjaan. Maka penyusunan pekerjaan tersebut sudah tepat.
3.2
Analisis
Alur Kerja
Seperti halnya
penjelasan yang telah ada di bab II tentang alur kerja jurusan teknik mesin
sudah jelas bahwa data yang kami peroleh
dari jurusan teknik mesin bahwa alur kerja yang terdapat pada jurusan
teknik mesin sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh jurusan tersebut.
Sehigga jelas sekali dalam penugasan masing-masing tidak ada saling tumpang
tindih tanggung jawab. karena alur kerja
tersebut sudah tersektruktur sedemikian rupa sehingga bagian-bagiannya dapat
berkerja dan melakukan penugasan sesuai dengan tanggung jawab yang diemban
masing-masing bagian sehingga sedikit sekali terjadinya kesalahan-kesalahan
dalam melakukan tugas yang dilakukan oleh bagian-bagiannya karena tugas dan
tanggung jawab sudah berjalan sesuai dengan alur kerja yang telah ditetapkan
oleh suatu kantor.
3.3
Analisis
Tata Ruang Perkantoran Teknik Mesin
Di bab ini kami selaku
pembuat akan menganalisis tata ruang perkantoran jurusan teknik mesin,
bahwasanya telah kita ketahui di bab sebelumnya telah dijelaskan tentang
apa-apa yang ada di dalam ruang kantor jurusan tenknik mesin tersebut yang mana
terdapat beberapa ruangan seperti :
KETERANGAN :
Peralatan Kantor
A :
Meja kerja E : Lemari Warkat
B :
Meja Tamu F : Filling Cabinet
C :
Sofa G : Lemari Arsip
D :
Kursi H : Lemari Buku
E :
|
|
Ruangan
1
: Ruang Dosen
2
: Ruang staff dan administrasi
3
: Ruang Kajur
4 : WC
S : Jendela
Menurut The Liang Gie, dalam
bukunya yang berjudul Administrasi Perkatoran Modern dikemukakan bahwa "Penyusunan alat-alat kantor pada letak
yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bagi pekerja
disebut tata ruang perkantoran", dan
Menurut George
Terry dalam bukunya Office Management and control,1958
“office layout in the determine of space requirement and the detailed
utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment of the physical
factors considered neceserray for the execution of the officework within
reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari
ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).
Dari penjelasan diatas secara
sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan,
penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang
kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga
dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak
membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata
ruang kantor.
Menurut kami dari pernyataan para
ahli diatas bahwa jurusan teknik mesin masih memiliki sedikit kekurangan dalam
menata ruangan yang ada dalam jurusan tersebut karena banyak penyusunan
peralatan kerja yang berserakan dan sempit sehingga menimbulkan kesulitan dalam
melakukan pekerjaan dan dapat menimbulkan ketidak nyaman dalam pekerjaanya
karena sehaursnya di dalam tata ruang kantor memiliki tujuan sebagai berikut :
3.3.1.
Tujuan tata ruang kantor
a.
Mencegah penghamburan
tenaga dan waktu pelaksanaan kerja.
Dengan tata ruang kerja yang baik
memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang
baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling
berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
b.
Menjamin kelancaran proses
pekerjaan.
Tata ruang kantor yang sudah
terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan
ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan
medukung proses pekerjaan.
c.
Memungkinkan pemakaian
ruangan secara efisien.
Bayangkan jika pengaturan kantor
semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi
kinerja para pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian
rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
d.
Mencegah para pegawai lain
menganggu atau terganggu.
Jika meja-meja disusun secara rapi,
lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain
diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
e.
Menciptakan kenyamanan
bekerja bagi para pegawai.
Dengan segala perubahan tata ruang
kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan
kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.
f.
Memberikan kesan yang baik
bagi para pegawai.
g.
Memberikan kesan yang baik
bagi para tamu.
3.3.2. Empat faktor penting dalam menyusun
tata ruang kantor
Dalam
merancang dan menyusun tata ruang kantor, perlu pula diperhatikan faktor-faktor
lain yang dapat mempengaruhi penataan ruang kantor yakni.
a. Perencanaan Cahaya
Cahaya
penerangan yang cukup memungkinkan pegawai bekerja lebih cepat dan lebih
sedikit membuat kesalahan akibat penerangan yang buruk. Kurangnya sinar yang
mencukupi bagi pegawai akan menimbulkan ketegangan otot dan kelelahan mata,
serta membuat kemungkinan kesalahan kerja semakin tinggi sehingga produktivitas
kerja ikut menurun.
b. Perencanaan Warna
Sejalan
dengan cahaya, warna menjadi faktor penting untuk membuat pegawai menjadi nyaman,
bekerja lebih produktif jika warna yang mendominasi suatu ruangan adalah warna
yang mempengaruhi perasaan seperti, biru, ungu, hijau tua, putih biasanya
menimbulkan kesan tenang.
c. Perencanaan Udara
Pekerjaan
kantor lebih pada bersifat pikiran, maka dari itu hendaknya suatu ruangan
mendapat suplai udara yang teratur, usahakan agar udara yang mengalir adalah
udara yang bersih dan sejuk, sehingga keyamanan akan tercipta yang pada
akhirnya akan meningkatkan produktivitas bekerja pegawai.
d. Penataan Suara
Suara gaduh
dapat menyebabkan tidak efisiennya pekerjaan kantor. Karena akan mengganggu
konsentrasi orang yang berada di dalamnya. Dengan demikian suatu ruangan
dituntuk agar terbebas dari suara yang mengganggu, baik suara dari luar maupun
dari dalam kantor itu sendiri.
the physical factors considered
neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”.
Namu dalam jurusan teknik mesin
ruang kantor harus ditata kembali dengan empat faktor penting dalam menyusun
tata ruang kantor yaitu perencanaan cahaya, warna, udara, dan perencanaan
suara.
BAB IV
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
Berdasarkan
hasil penelitian yang kami lakukan di jurusan teknik mesin kami menarik
kesimpulan bahwa
Ø Struktur
organisasi yang terdapat dalam jurusan teknik mesin berbentuk piramaida karena
merupakan sebuah gambaran mengenai bagaimana para pimpinan harus mendelegasikan
otoritas dalam organisasi yang besar, dan sturuktur tersebut dapat membantu
mendukung upaya kerja yang efektif dan meminimalkan kompleksitasnya. Struktur
organisasi kantor jurusan teknik mesin ini menganut sistem organisasi garis.
Dimana dalam bagan organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena
kepemimpinan berada ditangan satu orang.
Ø Alur
kerja yang terdapat dalam jurusan teknik mesini sudah sesuai dengan apa yang
dibutuhkan oleh jurusan tersebut karena masing-masing tidak ada saling tumpang
tindih tanggung jawab sehingga tanggung jawab sudah berjalan sesuai dengan alur
yang diatur.
Tata ruang kantor menurut para ahli The Liang Gie bahwa "Penyusunan alat-alat
kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan
kepuasan bagi pekerja disebut tata ruang perkantoran", dan George Terry “office layout in the
determine of space requirement and the detailed utilization of this space in
ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered
neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”.
Namun dalam jurusan teknik mesin
ruang kantor harus ditata kembari dengan empat faktor penting dalam menyusun
tata ruang kantor yaitu perencanaan cahaya, warna, udara, dan perencanaan
suara.
4.2 Saran
Agar proses kerja yang terjadi pada jurusan teknik mesin diharapkan semua
bagian bekerja sesuai dengan apa yang terdapat dalam struktur organisasi dan
tanggung jawab masing-masing bagian. Dan juga perbaikan tata runga kantor agar
semua bagian-bagian dapat berjalan sesuai dengan alur kerja yang telah
ditentukan.
